Что такое KSeF
KSeF — это польская государственная система, позволяющая компаниям отправлять, получать и хранить электронные фактуры в стандартизированной форме. Она создана для того, чтобы упростить документооборот между фирмами и налоговой службой, а также повысить прозрачность и безопасность в области расчётов.
Фактура, созданная в KSeF, передаётся в виде XML-файла и фиксируется в системе. С этого момента она официально считается выставленной. Это значит, что больше не нужно отправлять PDF по почте или вручную хранить бумажные копии.
Когда KSeF станет обязательным
В 2025 году система уже работает, но пока добровольно. С 2026 года её использование станет обязательным для большинства предприятий.
- С 1 февраля 2026 года — для компаний с оборотом выше 200 млн злотых.
- С 1 апреля 2026 года — для всех остальных плательщиков НДС.
- Для небольших компаний с очень маленьким оборотом возможна отсрочка до 2027 года.
Как работает система
Каждая фактура создаётся в электронном формате (XML), отправляется в KSeF и получает уникальный номер. Оттуда её можно скачать, передать клиенту или бухгалтерии. Все документы хранятся в системе до 10 лет. Это безопасно и удобно: не потеряются и всегда доступны.
Также система позволяет:
- Быстрее получать возврат НДС (до 40 дней).
- Уменьшить количество ошибок.
- Упростить контроль за документацией.
В 2025 году ведётся активное тестирование новой версии системы, появляются функции работы офлайн, через мобильные приложения, а также возможность подключаться через API.
Кто обязан использовать KSeF
Использование системы будет обязательным:
- Для всех плательщиков НДС (фирмы и предприниматели).
- Даже если бизнес освобождён от НДС, но зарегистрирован в системе — KSeF тоже обязателен.
- Исключение: если фирма не зарегистрирована в Польше или выставляет счета физическим лицам (B2C). В этих случаях можно не использовать систему до конца 2026 года.
Как подготовиться в 2025 году
Если у тебя есть бизнес в Польше, желательно:
- Проверить, готова ли твоя программа для выписки фактур к подключению к KSeF.
- Зарегистрироваться и получить сертификат для входа в систему.
- Провести тестовую отправку документов.
- Подготовить бухгалтерию и сотрудников к работе с системой.
Также стоит учитывать, что переход на KSeF повлечёт определённые расходы — на обновление программ, обучение и, возможно, на техническую поддержку.
Преимущества системы
- Нет необходимости в бумажных копиях.
- Все документы в одном месте.
- Автоматизация и меньше ошибок.
- Быстрее можно получить возврат VAT.
- Упрощение бухгалтерского учёта.
Заключение
KSeF — это шаг в сторону цифровизации польского бизнеса. Уже с 2026 года он станет обязательным почти для всех. Чтобы избежать спешки и проблем, лучше начать подготовку уже в 2025 году. Если всё настроить заранее, работа с электронными фактурами будет намного проще и эффективнее.
